自2018年3月1日起，在香港注册成立的公司（上市公司除外）须在其注册办事处备存重要控制人登记册。本文将扼要介绍新颁布的《公司条例》 第12部2A分部，有关重要控制人登记册的要求，以及其主要影响。
适用性
新的修订将适用于根据《公司条例》成立的所有公司，不论是股份或担保有限公司，还是无限公司，但不包括非香港公司(即在香港登记但在境外成立的公司)和上市公司。
法例要求
重要控制人登记册必须存放在相关公司的香港注册办事处或其他在香港境内的地方，公司必须通过提交NR2表格通知公司注册处其存放重要控制人登记册的地点。新法主要要求相关公司：
1. 在公司的注册办事处或指定地点存放重要控制人登记册（“SCR“）;
2. 采取合理步骤确定公司的重要控制人，包括发出通知并获取所需的详细资料;
3. 在SCR中填写其重要控制人的详细资料;
4. 更新SCR中所需的详细资料; 及
5. 向执法人员及重要控制人提供SCR及其副本以供查阅。
引入这些新措施的原因，是为了提高香港注册公司的实益拥有权的透明度，以履行香港在反洗黑钱及反恐怖分子融资方面的国际义务。因此，值得注意的是，SCR只供执法人员查阅，其中包括香港警方，公司注册处，廉政公署，证监会等人员等，亦不适用于上市公司。
根据新法，公司必须在SCR上填写重要控制人的姓名，地址，身份证号码，成为控制人的日期以及对公司所施加的控制的性质等详细资料。重要的控制人可以是自然人或法人。这些要求都不复杂，关键是如何确定谁是重要控制人。
在这个问题上，新法律规定了五个条件，如果符合其中之一项，那么这个人就是一个重要控制人：
1. 该人直接或间接持有公司已发行股份的25％以上;
2. 该人直接或间接持有公司超过25％的表决权;
3. 该人直接或间接持有任命或罢免公司大多数董事的权利;
4. 该人有权对公司行使或者实际行使重大影响或者控制; 或
5. 该人有权利或实际上对某信托或商号的活动发挥或行使重大影响力或控制，而该信托或商号并不是法人，但该信托的受托人或商号的成员(以其作为信托受托人或商号成员的身分)，就该公司而言符合首4个条件中的任何1个条件。
根据新法，公司需要采取合理的步骤来确定其重要控制人，其中包括检视 所 有 可 供 查 阅 的 文 件 及 资 料 ， 例 如 公 司 的 成 员 登 记 册 、 组 织 章 程 细 则、审 视 个 人 、 法 律 实 体 及 信 托 或 商 号 在 公 司 持 有 的 利 益、审 视 是 否 有 证 据 显 示 存 在 共 同 安 排 等。若相关公司知悉或有合理理由相信某人是公司重要控制人，公司必须在知悉后7天内发通知给该人，要求该人确认其是否重要控制人，而该人必须在1个月内确认或回覆。
这些变化的主要含义和影响：–
1. 披露重要控制人的责任在于公司及其董事会，而不是重要控制人。重要控制人没有义务主动通知公司他们在公司的重大控制权。他们的披露责任仅是在收到公司的查询其是否实重大控制人时才产生的。所以，从这个意义上说，新法是增加了公司的行政负担。
2. 然而，公司的责任并非必须找出或识别重要控制人，而是采取合理的步骤来确定是否存在重要控制人，及如果有的话，识别其身分。因此，关键是采取合理步骤，其中包括上述步骤。一旦确定采取了合理的步骤，公司就被视为已履行了法定责任，尽管不能确定或识别重要控制人。所以，记录公司所采取的合理步骤是非常重要的，事实上公司注册处亦十分鼓励公司对采取了什么合理的步骤作详细记录。
3. 对于大多数大股东同时也是董事或在董事会有代表的香港小型私人公司而言，要确定谁是重要控制人并不因难。然而，对于管理和所有权不同的大中型私人公司而言，要确定谁是重要控制人则可能比较困难。
4. 从重要控制人的以上的定义来看，显然不限于直接股东。例如，它可以延伸到股权结构中的第二，第三或第四（等等）层的间接股东。事实上，在某些情况下，重要控制人根本不用是股东。例如，公司或其大股东可以签订协议(如贷款协议)，授权第三方(如贷款人)委任或罢免公司大部分董事。所以，在这种情况下，贷款人则可能被视为一个重要控制人。
5. SCR只供香港执法机构及重要控制人本身而非公众人士查阅。但是，有意与公司进行交易的人仕(如贷款人或投资者)可要求公司自愿披露SCR作为贷款、投资或交易的条件。从这个意义上说，SCR的存在确实有助于提高香港公司的透明度。
（作者： 戴国洪律师，本所顾问律师。戴律师为香港、澳洲新南威尔斯省及南澳省及英国三地的注册律师，他早年在香港执业，专事处理商业诉讼，其后转任多家在港知名上市公司的法律顾问、法律部主管及公司祕书等。在过去10年，他专门处理有关跨境收购合并、企业融资及上市合规等的商业及公司法律事务。戴律师电邮 [email protected] ）