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香港公司法的重大變革 – 重要控制人登記冊
自2018年3月1日起，在香港註冊成立的公司（上市公司除外）須在其註冊辦事處備存重要控制人登記冊。本文將扼要介紹新頒布的《公司條例》 第12部2A分部，有關重要控制人登記冊的要求，以及其主要影響。
重要控制人登記冊的適用範圍
新的修訂將適用於根據《公司條例》成立的所有公司，不論是股份或擔保有限公司，還是無限公司，但不包括非香港公司(即在香港登記但在境外成立的公司)和上市公司。
重要控制人登記冊的法例要求
重要控制人登記冊必須存放在相關公司的香港註冊辦事處或其他在香港境內的地方，公司必須通過提交NR2表格通知公司註冊處其存放重要控制人登記冊的地點。新法主要要求相關公司：
1. 在公司的註冊辦事處或指定地點存放重要控制人登記冊（“SCR“）;
2. 採取合理步驟確定公司的重要控制人，包括發出通知並獲取所需的詳細資料;
3. 在SCR中填寫其重要控制人的詳細資料;
4. 更新SCR中所需的詳細資料; 及
5. 向執法人員及重要控制人提供SCR及其副本以供查閱。
引入這些新措施的原因，是為了提高香港註冊公司的實益擁有權的透明度，以履行香港在反洗黑錢及反恐怖分子融資方面的國際義務。因此，值得注意的是，SCR只供執法人員查閱，其中包括香港警方，公司註冊處，廉政公署，證監會等人員等，亦不適用於上市公司。
根據新法，公司必須在SCR上填寫重要控制人的姓名，地址，身份證號碼，成為控制人的日期以及對公司所施加的控制的性質等詳細資料。重要的控制人可以是自然人或法人。這些要求都不複雜，關鍵是如何確定誰是重要控制人。
重要控制人的定義
在這個問題上，新法律規定了五個條件，如果符合其中之一項，那麼這個人就是一個重要控制人：
1. 該人直接或間接持有公司已發行股份的25％以上;
2. 該人直接或間接持有公司超過25％的表決權;
3. 該人直接或間接持有任命或罷免公司大多數董事的權利;
4. 該人有權對公司行使或者實際行使重大影響或者控制; 或
5. 該人有權利或實際上對某信託或商號的活動發揮或行使重大影響力或控制，而該信託或商號並不是法人，但該信託的受託人或商號的成員(以其作為信託受託人或商號成員的身分)，就該公司而言符合首4個條件中的任何1個條件。
根據新法，公司需要採取合理的步驟來確定其重要控制人，其中包括所有可供查閱的文件及資料，例如公司的成員登記冊、組織章程細則、視個人、法律實體及信託或商號在公司持有的利益、審視是否有證據顯示存在共同安排等。若相關公司知悉或有合理理由相信某人是公司重要控制人，公司必須在知悉後7天內發通知給該人，要求該人確認其是否重要控制人，而該人必須在1個月內確認或回覆。
重要控制人登記冊的影響
這些變化的主要含義和影響：–
1. 披露重要控制人的責任在於公司及其董事會，而不是重要控制人。重要控制人沒有義務主動通知公司他們在公司的重大控制權。他們的披露責任僅是在收到公司的查詢其是否實重大控制人時才產生的。所以，從這個意義上說，新法是增加了公司的行政負擔。
2. 然而，公司的責任並非必須找出或識別重要控制人，而是採取合理的步驟來確定是否存在重要控制人，及如果有的話，識別其身分。因此，關鍵是採取合理步驟，其中包括上述步驟。一旦確定採取了合理的步驟，公司就被視為已履行了法定責任，儘管不能確定或識別重要控制人。所以，記錄公司所採取的合理步驟是非常重要的，事實上公司註冊處亦十分鼓勵公司對採取了什麼合理的步驟作詳細記錄。
3. 對於大多數大股東同時也是董事或在董事會有代表的香港小型私人公司而言，要確定誰是重要控制人並不因難。然而，對於管理和所有權不同的大中型私人公司而言，要確定誰是重要控制人則可能比較困難。
4. 從重要控制人的以上的定義來看，顯然不限於直接股東。例如，它可以延伸到股權結構中的第二，第三或第四（等等）層的間接股東。事實上，在某些情況下，重要控制人根本不用是股東。例如，公司或其大股東可以簽訂協議(如貸款協議)，授權第三方(如貸款人)委任或罷免公司大部分董事。所以，在這種情況下，貸款人則可能被視為一個重要控制人。
5. SCR只供香港執法機構及重要控制人本身而非公眾人士查閱。但是，有意與公司進行交易的人仕(如貸款人或投資者)可要求公司自願披露SCR作為貸款、投資或交易的條件。從這個意義上說，SCR的存在確實有助於提高香港公司的透明度。
（作者： 戴國洪律師，戴律師為香港、澳洲新南威爾斯省及南澳省及英國三地的註冊律師，他早年在香港執業，專事處理商業訴訟，其後轉任多家在港知名上市公司的法律顧問、法律部主管及公司祕書等。在過去10年，他專門處理有關跨境收購合併、企業融資及上市合規等的商業及公司法律事務。 ）